Die Digitalisierung hat bereits viele Geschäftsprozesse revolutioniert, doch mit der neuen Gesetzgebung, die ab dem 1. Januar 2025 in Kraft tritt, wird eine entscheidende Änderung im Rechnungswesen vorgenommen. Ab diesem Stichtag sind elektronsche Rechnungen (E-Rechnung) im B2B Bereich verpflichtend. Als elektronische Rechnung gilt dann eine Rechnung im strukturierten elektronischen Format. Wichtig dabei für viele Unternehmen: eine einfache PDF-Rechnungen erfüllt diese Aufgabe nicht. Unternehmen müssen also ein strukturiertes elektronisches Format wie die XRechnung verwenden, welches bei öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt. Diese Neuerung stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen, bietet aber auch enorme Chancen zur Optimierung und Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse.
Mit der neuen Gesetzgebung reagiert die EU auf die Notwendigkeit einer effizienteren und transparenteren Rechnungslegung. Ab 2025 müssen alle Rechnungen im elektronischen Geschäftsverkehr strukturiert sein, damit sie automatisiert verarbeitet werden können. Unternehmen, die Rechungen noch überwiegend in Office-Anwendungen oder als PDF-Rechnungen versenden, haben also Handlungsbedarf. Denn ein PDF-Rechnung, die bisher weitesten verbreitet sind, erfüllen diese Anforderungen nicht mehr. Das PDF-Format ist für Menschen lesbar, aber nicht für Maschinen – es fehlt die strukturierte Datenbasis, die für die automatisierte Verarbeitung notwendig ist.
Ab 2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen, also E-Rechnung, und sonstigen Rechnungen unterschieden. Als E-Rechnung gilt dann eine Rechnung, die eine strukturierte Datenbasis bereitstellt. Dazu zählt die XRechnung und auch weitere Hybride Lösungen, wie ZUGFeRD. Alle anderen Formate gelten automatisch als sonstige Rechnung. Dazu zählen Papierrechnungen, aber auch elektronische Formate, wie PDF oder JPEG/JPG.
Wichtig: Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail versendet wird, gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
Die XRechnung ist ein standardisiertes, strukturiertes elektronisches Format, das alle notwendigen Daten einer Rechnung in maschinenlesbarer Form enthält. Sie wurde speziell für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt und entspricht den gesetzlichen Anforderungen, die ab 2025 gelten. Mit der XRechnung können Rechnungen effizienter automatisiert verarbeitet werden, was zu einer schnelleren Zahlungsabwicklung und einer verbesserten Liquidität führt.
Der Umstieg auf die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
Viele Unternehmen sind verunsichert, wie sie die Umstellung auf das neue Format bewältigen sollen. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen, die bislang auf einfache PDF-Rechnungen gesetzt haben, sehen sich mit Herausforderungen konfrontiert. Hier setzt unsere QM-BAUSOFT als Rechnungssoftware an: Sie deckt alle neuen Anforderungen ab und ermöglicht eine nahtlose Umstellung auf die XRechnung. Unsere Lösung ist benutzerfreundlich und erfordert keine tiefgehenden IT-Kenntnisse. Mit unserer Software können Sie den gesamten Rechnungsprozess digitalisieren und optimieren.
Gerade Unternehmen, die in Sachen digitalisierung noch Aufholbedarf haben, bietet die Verpflichtung zur Nutzung der XRechnung eine hervorragende Gelegenheit, die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voranzutreiben. Nutzen Sie die Umstellung, um nicht nur den Rechnungsprozess, sondern auch andere das Projektmanagement zu digitalisieren. Eine integrierte digitale Infrastruktur ermöglicht es Ihnen, flexibler auf Marktveränderungen zu reagieren und sich zukunftssicher aufzustellen.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen ihre Rechnungsprozesse grundlegend umstellen und PDF-Rechnungen durch strukturierte elektronische Formate wie die XRechnung ersetzen. Diese Umstellung mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, bietet jedoch enorme Chancen zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung. Mit unserer speziell entwickelten Rechnungssoftware sind Sie bestens gerüstet, um den Übergang reibungslos zu meistern und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Beginnen Sie jetzt mit der Vorbereitung und sichern Sie sich einen Wettbewerbsvorteil in der neuen Ära der E-Rechnungen.