Einführung der E-Rechnung im Unternehmen: Chancen, Herausforderungen und Erfolgsgeschichten aus der Praxis

Briefpapier, Kuverts, Briefmarken, ein funktionierender Drucker und los gehts: Rechnungen drucken, eintüten, die Rechnungskopie für den Kunden mit den besonderen Anforderungen nicht vergessen und die harte Arbeit der letzten Wochen findet in Form einer Rechnung ihre gebührende Anerkennung. Dieser Schritt macht ohne Frage viel Spaß. Doch wenn dann 17 Tage später die Rechnung noch nicht beglichen ist, da der Kunde die falsche Bestellummer, Empfänger oder sonstie Einwände moniert, geht der Kreislauf von vorne los.
Kurz gesagt: dieser Prozess ist träge und es muss doch eine bessere Lösung dafür geben. Hier bietet die Digitalisierung Möglichkeiten in Form der E-Rechnung. Sie ist ein erster und dadurch entscheidender Schritt zu effizienteren und nachhaltigeren Geschäftsprozessen. Für den Mittelstand eröffnen sich dadurch Chancen, die den Herausforderungen in den meisten Fällen klar überwiegen. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die Welt der E-Rechnung in der Baubranche, beleuchten Potenziale und stellen praktische Erfahrungen erfolgreicher Unternehmen gegenüber.

Was ist eine elektronische Rechnung / E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen wird. Wir konzentrieren uns hier auf die zwei wesentlichen Unterscheidungen:

• unstrukturierten Daten, Beispiel PDF
• strukturierten Daten, z.B. XML, siehe XRechnung

Die Erstellung einer E-Rechnung findet in einer Abrechnungssoftware statt – idealerweise mit einer Anbindung an eine Datenquelle. Der klassische Übertragungs- und Empfangsweg ist per E-Mail oder als Download.

Hinweis: Wenn eine Rechnung im Original in Papierform vorliegt und in ein elektronisches Format gewandelt wird (z.B. Scan oder Foto), handelt es sich per Definition nicht um eine elektronische Rechnung.

Welche Chancen bietet die E-Rechnung für mittelständische Unternehmen:

1. Effizienzsteigerung und Kostenreduktion: Die Einführung der E-Rechnung unterstützt die Automatisierung von Prozessen. Das führt nicht nur zu einer erheblichen Zeitersparnis und spart Ressourcen, sondern reduziert die Fehleranfälligkeit. Diese Faktoren tragen dazu bei, Kosten zu senken und Ressourcen effizienter einzusetzen.
2. Schnellere Zahlungsprozesse: Durch die elektronische Übermittlung von Rechnungen verkürzt sich die Durchlaufzeit erheblich. Die Rechnung muss nicht mehr digitalisiert und abgestempelt werden, sondern fließt direkt in die papierlose Buchhaltung ein. Das hat positive Auswirkungen auf die Liquidität des Unternehmens, insbesondere im Mittelstand, wo eine effiziente Kapitalnutzung von entscheidender Bedeutung sein kann.
3. Verbesserte Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Die E-Rechnung ermöglicht eine lückenlose Dokumentation von Transaktionen. Das erleichtert nicht nur die interne Kontrolle, sondern sorgt auch für eine höhere Transparenz gegenüber Kunden und Geschäftspartnern.
4. Fehlerreduktion: Durch die Automatisierung des Abrechnungsprozesses minimiert die E-Rechnung menschliche Fehler bei der Dateneingabe und -verarbeitung. Dies führt zu einer verbesserten Genauigkeit in der Buchhaltung und trägt zur Vermeidung von Fehlern in Finanztransaktionen bei.

Herausforderungen im Mittelstand:

1. Investitionskosten und Schulungsbedarf: Die Einführung der E-Rechnung erfordert Investitionen in die notwendige Technologie. Dies kann eine Hürde für kleinere Unternehmen darstellen und ist als strategische Entscheidung zu werten. Oft bringt die Umstellung auf eine passende Software weitere Änderungen im Projektablauf mit sich, wodurch sich weiteres Potential eröffnet.
2. Anpassung bestehender Prozesse: Die Umstellung von papierbasierten auf elektronische Prozesse erfordert eine Anpassung der bestehenden Abläufe. Das kann mit Widerstand und Unsicherheiten innerhalb der Belegschaft einhergehen. Durch das Aufzeigen der Vorteile können Vorbehalte aus der Welt geschaffen werden und der neue Arbeitsablauf wird schnell zur Gewohnheit werden.
3. Sicherheitsbedenken: Der Schutz sensibler Unternehmensdaten ist eine zentrale Herausforderung bei der Digitalisierung. Der Mittelstand muss sicherstellen, dass die Einführung der E-Rechnung mit den höchsten Sicherheitsstandards und der Einhaltung rechtlicher Vorgaben einhergeht.

Erfolgsgeschichten aus der Praxis:
Ein Unternehmen, das mit QM-BAUSOFT arbeitet hat sich bereiterklärt, die Entwicklung seit der Einführung der E-Rechnung mit konkreten Daten zu belegen.

• Pro Jahr stellt das Unternehmen etwa 480 Rechnungen
• Davon erreichen etwa 11% die erste Mahnstufe
• 5% erreichen die zweite Mahnstufe
• weniger als 1% erreicht die letzte Mahnstufe

Hier hilft QM-BAUSOFT konkret

• Komplette Einsparung der Portokosten, Versandmaterial, Druck und Papier
• 5 – 10 Minuten Zeitersparnis pro Rechnung: „Die Rechnungen müssen nicht mehr aus dem Postausgang heraus gedruckt, eingetütet und frankiert werden. Dadurch brauchen wir praktisch kein Papier mehr und müssten nicht mal mehr vor Ort sein. In der Vergangenheit hatten viele Unternehmen zudem Extrawünsche, wie eine Rechnungskopie, die ebenfalls ausgedruckt, eingetütet, frankiert und versendet werden musste. Jetzt wird die Rechnung mit einem Klick versendet und kann vom Kunden direkt weiterverarbeitet werden.“
• Die Rechnungspositionen werden von Mitarbeitern in der selben Anwendung gesammelt, was den Abrechnungsprozess im Vorfeld erheblich beschleunigt.
• 95% Beschleunigung des Rechnungsprozesses
• Reduzierung der Fehlerquote um bis zu 99%: „In QM-BAUSOFT werden alle relevanten Stammdaten zentral abgelegt und stehen über den gesamten Projektverlauf zur Verfügung. Im Gegensatz zu unserer alten Lösung über Office (Kombination aus Word und Excel), Copy-paste etc. reduziert diese Lösung die Fehleranfälligkeit defacto auf Falscheingaben eines Mitarbeiters. Vertauschte Bestellnummern, falsche Rechnungsadresse oder Ansprechpartner und dergleichen gehören der Vergangenheit an“

Durch die Einführung der E-Rechnung konnte der Rechnungsprozess um 95% beschleunigt und die Fehlerquote um bis zu 99% reduzieret werden. Dies führte nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern auch zu einer signifikanten Verbesserung der Kundenzufriedenheit. Durch diee nahezu papierlose Buchhaltung wurde die Effizienz im Finanzbereich erheblich gesteigert. Mit QM-BAUSOFT als Cloud-basierter E-Rechnungslösung ging die Integration in die bestehenden Systeme denkbar unkompliziert und erleichterte den Mitarbeitern den Übergang zu digitalen Prozessen.

Insgesamt verdeutlicht dieses Beispiel, dass die E-Rechnung im Mittelstand nicht nur eine Chance zur Optimierung von Prozessen darstellt, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit stärken kann. Durch die Überwindung der anfänglichen Herausforderungen können mittelständische Unternehmen aus der Baubranche die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen und sich für die Zukunft rüsten.